Projektablauf
Letzte Überarbeitung: Oktober 2012 - nach Festlegung bei der Klausurtagung am Körbersee, Juli 2012
1. Projektidee
Der Projektträger formuliert eine Projektkurzbeschreibung, wobei auf folgende Fragen eingegangen wird:
Ziel: was soll mit dem Projekt bewirkt werden?
Inhalt: welche Aktivitäten werden gesetzt?
Ergebnis: was kann am Ende sichtbar dargestellt werden?
Die Projektskizze wird zweckmäßig mit dem LAG-Management besprochen. In dieser Besprechung wird geklärt, ob der Projektansatz dem LES entspricht oder besser in einem anderen Programm aufgehoben ist.
2. Projektentwicklung
Projektträger können die Beratungsleistung des LAG-Managements zur Projektentwicklung nutzen. In der Projektentwicklung werden die Ressourcen (Personen, Kosten, Investitionen) möglichst detailliert geplant; Meilensteine festgelegt und mögliche Auswirkungen des Projektes beschrieben. Gleichzeitig werden Kooperationsansätze erwogen, Synergiepotential zur Umsetzung des Projektes erhoben und daraus das Vorgehen in Form von Projektaktivitäten beschrieben. Ein wichtiger Punkt ist die Darstellung der Kosten-Nutzen und der Möglichkeit zur Finanzierung (plausible Darstellung der Machbarkeit)
3. Projektvorevaluierung
Das LAG-Management organisiert die Sitzung des Regionalbeirat (RM). Gemeinsam werden die Projektvorschläge beraten und die Projektträger durch den Regionalbeirat oder das LAG-M kontaktiert um mögliche Verbesserungen zu erreichen. Es handelt sich bei dem Vorgang um eine sogenannte Ex-ante Evaluierung, dabei wird die BSC Methode eingesetzt. In der Folge übermittelt das LAG-M die Projektunterlagen an die SVL. Diese organisiert, wenn durch das Projekt weitere Fachabteilungen betroffen sind, einen Sitzungstermin mit den Fachabteilungen, dem LAG-Management und dem Projektträger. Das Leader-Evaluierungsschema nach der BSC Methode dient auch hier der strukturierten Diskussion. Die Ergebnisse werden in der LAG-Vorbereitenden Sitzung der SVL und des Regionalbeirats zusammengefasst, offene Fragen formuliert. Das lokal betreffende RB-Mitglied oder das LAG-M klärt die offenen Fragen mit dem Projektträger und bereitet so die Präsentation in der LAG vor.
4. Projektevaluierung LAG
Die LAG-Mitglieder haben die Projektbeschreibung im Vorfeld erhalten, das jeweils zuständige RB-Mitglied oder das LAG-Management stellt das Ergebnis aus der Vorevaluierung vor, der Projektträger steht für Fragen zur Verfügung. Der Projektträger muss nicht zwingend anwesend sein. Die LAG-Versammlung stützt sich auf die Vorevaluierung des Regionalbeirats und berät die Entsprechung des Projektes im Sinne der lokalen Entwicklungsstrategien. In Erwägung der Kosten und Nutzen und der regionalentwicklerischen Effekte wird das Projekt zur Durchführung oder Überarbeitung empfohlen.
5. Projektfortschritt
Der Projektfortschritt wird vom Projektträger regelmäßig berichtet, zumindest wir der Projektträger vom LAG-M aufgefordert einen Jahresbericht zu liefern. Das im Internet standardisierte Berichtswesen erlaubt den Regionalbeiräten, den LAG-Mitgliedern und der SVL das Projekt zu verfolgen. In der LAG-Sitzung wird auf Basis der so verfügbaren Daten über den Projektverlauf informiert. Je nach Situation wird der Projektträger zur Präsentation des Projektfortschrittes in die LAG geladen. Es erfolgt eine Art von Ex-post Evaluierung. Dazu wird sinnvollerweise wiederum die BSC-Methode eingesetzt und die Planung (Ex-ante Evaluierung) mit dem Ist (Es-post Evaluierung) verglichen.
6. Projektabrechnung
Zum Zwecke der Abrechnung (Zwischenabrechnung und Endabrechnung) stellt der Projektträger dem LAG-Management sämtliche Originalbelege zur Verfügung. Dies betrifft: den Nachweis der Lohnzahlung, die Übersicht der im Projekt aufgewendeten Stunden pro Person und Zeitabschnitt sowie sämtliche Eingangsrechnungen samt Zahlungsnachweis. Die Belegdaten und eine digitalisierte Belegversion (PDF) werden vom Projektträger im Internet erfasst, Originale werden dem LAG-Management zur Verfügung gestellt.
Zum Zeitpunkt der Abrechnung erfolgt ein Datenexport aus der Projektdatenbank. Dieser bildet die Grundlage für das Abrechnungsformular an die AMA. Die Belegaufstellung wird vom LAG-Management an die SVL übergeben. Nach einer Prüfung erfolgt die Übertragung in die AMA-Datenbank.
7. Projektabschluss
Die Darstellung des Projektabschlusses besteht aus einer Zusammenfassung der laufenden Berichte (Projektdatenbank), Bereitstellung des Publikationsmaterials und der Endabrechnung (siehe Pkt.6.)
